Ende Juni startet die Umstellung von Einzahlungsscheinen auf QR-Rechnungen

Das Bezahlen von Rechnungen wird einfacher

Am 30. Juni verschwinden die herkömmlichen orangen und roten Einzahlungsscheine. Ab diesem Datum werden die QR-Rechnungen eingeführt. Das bringt Veränderungen für Unternehmen und Privatpersonen.

Von René Mehrmann Fr, 15.05.2020

Der Zahlungsverkehr in der Schweiz erlebt am 30. Juni eine Revolution. Mit der QR-Rechnung wird dieser modernisiert und digitalisiert. Damit soll das Bezahlen von Rechnungen vereinfacht werden. Anstatt im E-Banking mühsam Konto- und Referenznummer abtippen zu müssen, sind diese Angaben in einem QR-Code gespeichert und können mit einem Smartphone, über einen QR-Reader auf ihrem Desktop-Computer oder mit der PC-Kamera gelesen werden. Die Bezahlung der Rechnung wird anschliessend mit einem Klick ausgelöst.

Alle Infos in einem Code

Wer seine Zahlungen weiterhin am Schalter der Post oder per Zahlungsauftrag an seine Bank erledigen will, kann dies auch mit der QR-Rechnung tun. Diese funktionieren wie die bisherigen Einzahlungsscheine, da sie ebenfalls über einen Zahlteil und einen Empfangsschein verfügen. Im so genannten Swiss-QR-Code sind alle relevanten Informationen enthalten, die für eine automatische und damit effiziente Zahlung notwendig sind.

Auch werden während einer mehrjährigen Phase sowohl QR-Rechnungen als auch die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine akzeptiert. Allerdings liegen die Vorteile der QR-Rechnung auf der Hand. Durch die Standardisierung und Digitalisierung müssen die Rechnungsdaten nicht mehr von Hand und mehrmals erfasst werden. Das reduziert Fehlerquellen und fördert die Automatisierung.

Anpassungen in der Software nötig

Etwas mehr Aufwand als bei Privatpersonen verursacht die QR-Rechnung bei den Unternehmen. Diese müssen ihre Buchhaltungs-Software für die Ausgabe von QR-Rechnungen anpassen und allenfalls ihre internen Rechnungsstellungsprozesse überprüfen. Grössere Unternehmen werden die Umstellung auf QR-Rechnungen sicher schneller umsetzen als kleinere Gewerbebetriebe.

Doch auch für Rechnungssteller lohnt sich der Umstieg auf die QR-Rechnungen. Sie können Rechnungen auf weissem, perforiertem Papier selber drucken. Das heisst auch, dass sich die Bestellung vorbedruckter Einzahlungsscheine bei der Bank erübrigt. Dabei ist es möglich beide Arten von Einzahlungsscheinen durch eine QR-Rechnung zu ersetzen. Dank der QR-Rechnung können nebst der Referenznummer auch Mitteilungen mitgegeben werden. Darüber hinaus können auch alternative Verfahren wie zum Beispiel e-Bill eingesetzt werden.

Alles in allem verspricht die QR-Rechnung also eine Vereinfachung des Zahlungsverkehrs sowohl für Unternehmen als auch für Kunden.

Neues Layout und neue Möglichkeiten für Unternehmen

Mit Bettina Baumgärtner, Digital Agent bei der Graubündner Kantonalbank, sprach René Mehrmann

Frau Baumgärtner, was bedeutet die Umstellung auf die QR-Rechnung für die Bankkunden?
Bettina Baumgärtner: Wir unterscheiden hier Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Für die Rechnungsempfänger ändert sich hauptsächlich das Layout der Rechnung, da diese neu mit einem QR-Code versehen sein wird. Alle bisherigen Zahlungsoptionen stehen weiterhin zur Verfügung. Mit dem QR-Code wird das Scannen einer Rechnung wesentlich vereinfacht und beschleunigt. Unser GKB e-Banking und unsere GKB Mobile App werden rechtzeitig um die nötigenFunktionen erweitert. Bisherige Lesegeräte müssen durch QR-fähige Lesegeräte ersetzt werden.
Die Rechnungsteller müssen ihre Buchhaltungssoftware anpassen, damit erhaltene QR-Rechnungen bearbeitet werden können. Der rote resp. orange Einzahlungsschein wird durch die QR-Rechnung abgelöst. Um die richtige Ausprägung der QR-Rechnung für das Unternehmen zu wählen, empfehlen wir die Kontaktaufnahme mit dem Treuhänder, dem Softwarepartner oder mit uns.

Was ändert sich für die Unternehmen bei der Rechnungsstellung?
Für Unternehmen eröffnen sich neue Möglichkeiten wie beispielsweise eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Voraussetzung ist, dass diese Funktion in der entsprechenden Buchhaltungssoftware implementiert ist. Ziel dieser Harmonisierung des Zahlungsverkehrs ist, dass die Buchhaltung komplett ohne Medienbruch geführt werden kann. Mühsame manuelle Aufwände, wie das Eintippen der Rechnungsangaben, gehören künftig der Vergangenheit an.

Können kleine Unternehmen, die beispielsweise keine Buchhaltungs-Software verwenden, ebenfalls QR-Rechnungen erfassen?
Das Scannen von QR-Rechnungen ist auch über unsere GKB Mobile App oder mit einem Lesegerät über unser GKB e-Banking möglich. Auf dem Markt gibt es zudem frei zugängliche Webtools, mit welchen sich QR-Rechnungen mit wenig Aufwand erstellen lassen.

Bettina Baumgärtner, Digital Agent bei der Graubündner Kantonalbank. (Bild zVg)

 

Können mit QR-Rechnungen auch internationale Zahlungen getätigt werden?
Ja, vorausgesetzt QR-Rechnungen können gelesen resp. erstellen werden. 

Was mache ich, wenn ich kein Smartphone und keinen PC habe und meine Zahlungen noch am Postschalter oder mittels Zahlungsauftrag bei meiner Bank erledigen will? Ist das weiterhin möglich?
Ja. Die QR-Rechnung besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Erhält man die Rechnung in Papierform mit Perforation, dann einfach den Zahlteil abtrennen und via Pronto-Auftrag bei der Bank oder am Postschalter begleichen. Wird die Rechnung via E-Mail als PDF versendet, kann die Rechnung zu Hause mit einem handelsüblichen Drucker ausgedruckt und der Zahlteil bei der Trennlinie ausgeschnitten werden. 

Was bedeutet diese Digitalisierung und Automatisierung für die Banken?
Mit der QR-Rechnung oder auch dem elektronischen Zahlungssystem eBill wird die Rechnungsstellung digitaler. Die SIX, die Anbieterin des Schweizer Zahlungsverkehrs, ist laufend dran, den Schweizer Zahlungsverkehr zu harmonisieren und zu modernisieren. Mit dieser Reform macht sich die Schweiz fit für die kommenden Marktanforderungen.